FAQ Webinar "KHZG und Vergaberecht"

In unserem "Smart Healthcare Forum" vom 25.03.2021 wurden viele - teils auch kritische Fragen - zum KHZG und Vergaberecht gestellt. Wir beantworten diese Fragen an dieser Stelle noch einmal ausführlich. Für weitere Fragen nutzen Sie gern unser Kontaktformular.

Reicht der Aspekt der Integrität aus, um ein umfangreiches Vergabeverfahren zu umgehen (Beispiel: KIS- ergänzende Funktionen, oder Anbindung des Patientenportals ins KIS)?

Integrität ist hier grundsätzlich ein Thema der Informationssicherheit nach §75c SGB V. Die Integrität ist daher auch bei der Kommunikation zwischen KIS-System und Subsystem immer zu berücksichtigen. Vor dem Hintergrund ist Integrität kein ausreichender Grund, um ein ggf. notwendigen Vergabeverfahren zu umgehen.

Wenn ein KIS-Anbieter ein Modul für den Fördertatbestand 3 anbieten kann, die Kosten aber über der Ausschreibungsschwelle liegen würden, muss dann trotzdem ausgeschrieben werden? Auch wenn der KIS-Anbieter für manche Module Generalunternehmen ist.

Das hängt grundsätzlich davon ab, wie intensiv das Marktgeschehen ist. Der Einzelfall ist hier genau zu betrachten, das dies von vielen Faktoren abhängt. Insgesamt ist sehr zu empfehlen, in diesem Fall den Verzicht auf eine Ausschreibung genau zu begründen.

Verpflichtende 15% für IT-Sicherheit: Darf eine IT-Sicherheitsmaßnahme (z.B. eine Firewall) anteilig auf mehrere Fördervorhaben aufgeteilt werden?

Dies ist nicht ganz geklärt. Zum Zeitpunkt dieser Antwort ist unsere Interpretation wie folgt: Sofern eine IT-Sicherheitsmaßnahmen nicht direkt einem Projekt zuzuordnen ist, darf diese nicht auf die 15% IT-Sicherheit je Fördertatbestand angerechnet und umgelegt werden, sondern ist dem Fördertatbestand 10 zuzuordnen. Nur wenn die IT-Sicherheitsthemen und -maßnahmen projektbezogen sind werden diese auf die 15% IT-Sicherheit umgerechnet. Hierfür unterzeichnet der beauftragte Dienstleister.

Welche Limitierungen gibt es beim „Vergabevermerk“

Der Vergabevermerkt sollte so ausgestaltet sein, dass dieser grundsätzlich kritischen Rückfragen und ggf. einer Überprüfung durch die Vergabekammer standhält. Hierfür gibt es keine Restriktionen, jedoch sollte auf das Marktgeschehen sowie die möglicherweise gegebene Notwendigkeit einer freihändigen Vergabe ohne Verfahren eingegangen werden.

Gilt die 214 000 EUR-Grenze - auch für private Krankenhäuser?

Ja, diese Grenze gilt für alle Trägerarten, sofern ein Vergabeverfahren nach den allgemeinen Bestimmungen zur Projektförderung und den Auflagen im Förderbescheid notwendig ist.

Müssen KIS-Module auch ausgeschrieben werden?

Hier ist keine eindeutige Antwort möglich. Es empfiehlt sich hier, die einzelnen Fälle genau zu beleuchten und ggf. den Projektzuschnitt so anzupassen, dass die Vergabegrenzen ggf. nicht notwendig sind. Gerade bei KIS Modulen dürfte es möglich sein, ggf. auf die Interoperabilität oder die Wirtschaftlichkeit abzustellen, um ggf. eine Vergabe zu umgehen.

Wo kann man diese Grundsatzentscheidung des Landes Niedersachsen finden?

Hier ist die entsprechende Erklärung nebst Hinweisen zu Antragsverfahren zu finden.

Ein Drittanbieter wird niemals die Integration des Moduls in das KIS so herstellen können, wie das eigene Modul des KIS-Anbieters - ist das kein Argument?

Die Förderrichtlinie des BAS fordert ausdrücklich die Nutzung von allgemein anerkannten Standards zur semantischen und syntaktischen Interoperabilität. Daher ist die Argumentation, dass ein Fremdmodul nicht so zu integrieren ist wie ein Modul des KIS Anbieters nicht ausreichend.

Wenn man von der grds. Anwendung des Vergaberechts ausgeht, dann kann man ggf. doch Ausnahmen von einer Ausschreibung machen, wenn dies in der Vergabeverordnung (VgV) des Bundes (bei über 214.000 EUR) oder der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) der Bundesländer vorgesehen ist.

Die UVgO gilt grds. in allen Bundesländern außer in Hessen.

Ja, dies ist korrekt. Allerdings sind hier die Regelungen der einzelnen Bundesländer und der Förderbescheide zu beachten.

Gilt die 214.000 Euro Grenze pro Projekt oder für die Gesamtsumme der Bedarfsanmeldung?

Je Vergabe ist die Grenzen einzuhalten. Die Bedarfsmeldung ist davon unabhängig.

Sind Private Krankenhausträger KHZG berechtigt?

Ja, private Krankenhausträger sind antragsberechtigt, sofern diese Krankenhäuser in den Landeskrankenhausplan aufgenommen sind oder grundsätzlich die Anforderungen des KHG erfüllen.

Wie soll man Ausschreiben wenn man das Projekt schon im letzten Oktober "fest" gemacht hat?

Hier ist eine Rechtsunsicherheit gegeben. Das ist nicht möglich nachträglich ein Vergaberechtskonforme Ausschreibung vorzusehen.

Ist WLAN förderfähig?

Nur wenn die WLAN Struktur einem bestimmten Projekt der FTB 1-9 zuzuordnen ist.

Vermutlich wird es aber viele KH überfordern alle MUSS-Kriterien innerhalb von 3 Jahren umzusetzen, da sie bisher kaum in die Digitalisierung investiert haben. Wie sollen diese Häuser vorgehen? Zumal auch das zur Verfügung gestellte Geld dann nicht ausreichen wird.

Wir empfehlen eine strategische Priorisierung, die den Nutzen auf die Medizinstrategie und die Organisationsstrategie einzahlt. Ebenfalls sollten die FTB 2-6 dann priorisiert werden, um keine Sanktionen erwarten zu müssen

Kann der Träger interne IT-Dienstleister (eigene GmbH im Unternehmen) als Dienstleister unterschreiben?

Das ist bundeslandabhängig. So kann in Niedersachsen der Dienstleister nicht gleichzeitig Lieferant sein. Bei der konzerninternen Konstellation wäre dies gegeben. Hier sind die Regelungen der jeweiligen Länder zu prüfen.

Reicht es wenn ein Anbieter 15% IT Sicherheitsberatung aufschlägt als Pauschale?

Theoretisch wäre dies denkbar. Allerdings sind die Vorgaben des §75c SGB V hier zu beachten und vom Dienstleister zu bestätigen. Einfache IT-Sicherheitsberatung ist hier nicht als „Stand der Technik“ zu qualifizieren.

Kann ich eine aus Zeitgründen gestartete Vergabe vor Zuschlagserteilung wieder abbrechen, wenn ich die Förderung doch nicht bekomme?

Nein. Ein Vergabeverfahren ist dem Grunde nach nicht so ausgestaltet, dass es unter der Bedingung des Erhalts einer Förderung durchgeführt werden kann. Einziger Lösungsweg hier wäre, die Vergabe abzubrechen, da formale Fehler vorliegen oder das Leistungsverzeichnis nicht korrekt erstellt wurde. Dies wäre jedoch gut und gerichtsfest zu begründen. Hier sollte in jedem Fall juristischer Sachverstand zu Rate gezogen werden.

Zu Bayern hieß es, dass für bereits begonnene Projekte keine Förderung möglich ist.   Gilt hier die Frist vom 02.09.2020 nicht?

In Bayern gilt die Sonderregelung, dass Bundesmittel entsprechend der Vorgaben des KHG und der KHSFV bewilligt werden, Landesmittel in Höhe von 30% jedoch nur, wenn die Maßnahmen nach dem Förderbescheid beginnt. Mehr hier.

Laut Vergaberecht darf ich mir vor der Leistungsbeschreibung bzw. Ausschreibung keine Produktvorstellungen angucken. Jedoch wissen wir ja in NRW noch gar nicht, ob wir das Vergaberecht einhalten müssen. Wie soll dann die Bedarfsmeldung gestellt werden ?! Und in der Bedarfsmeldung muss schon eine konkrete Kostenaufstellung gemacht werden?! All die Punkte können doch gar nicht eingehalten werden.

Vor einer Vergabe ist jedoch eine Marktschau und Markterkundung durchzuführen. Ist dürfte in der aktuellen Zeit opportun sein, anstatt den Besuch von Messen vorzunehmen sich Produkterläuterungen und Vorstellung zukommen zu lassen, um kontaktarm zu agieren.

Die Bedarfsmeldung sollte dann aufgrund von unverbindlichen Preisindikation und Schätzungen erfolgen. Wir empfehlen hier den Marktpreis, der bei einer Preisabfrage ermittelt werden kann zzgl. ca. 15% zu schätzen.

Soll das Krankenhaus den KIS-Hersteller eine schriftliche Bestätigung zur Fähigkeit der Interoperabilität (aufgrund von SGB V §371 und §373) bereits in der Antragsphase verlangen, damit die Subsysteme von Fremdhersteller sicher bis 31.12.2024 integriert sein können?

Wir würden das empfehlen. Uns sind keine KIS Hersteller bekannt, die die Interoperabiltitätsstandards generell nicht einhalten. Manche sind aber eher weniger Schnittstellenorientiert. Die Marktführer sind hier allerdings alle entsprechend gerüstet.

Welche Konsequenzen kann es haben, wenn man einen Antrag stellt für ein System, welches laut Anbieter z.B. Im Juni 2023 auslieferfähig sein sollte, sich die Auslieferung nach Ende des Förderzeitrahmens zieht? Muss man mit Rückzahlungen ggf. Erhaltener Fördergelder und Strafzinsen rechnen und trotzdem den Lieferanten bezahlen?

Die Fördergelder müssten dann zurückgezahlt werden. Ggf. nebst Zinsen. Wir empfehlen, die Haftung hierfür auf die Hersteller vertraglich zu verlagern.

Hat es wirklich keine Konsequenzen, wenn man über den Reifegrad keine Verbesserung nachweisen kann?

So ist der derzeitige Sachstand. Die Reifegradmessung nach §14b ist zunächst rein zur Ermittlung der Förderwirksamkeit eingearbeitet worden. Wir empfehlen die Reifegrade dennoch zu nutzen, um das eigenen Projektmanagement daran auszurichten und eine wirkliche Verbesserung im Sinne der Patientenversorgung zu erreichen. Hierfür eignet sich unter ESAMIT Smart Hospital Navigator.

Wird der Patient seine Daten jederzeit an jedem Ort abrufen und dem aktuell betretenem Krankenaus übergeben können?

So ist der Plan der Telematikinfrastruktur. Mit Hilfe von openEHR wäre dies sogar weltweit möglich.